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Zoomオリエンテーション〜初心者のためのオンライン参加マニュアル〜

大阪ボランティア協会は、オンライン会議やオンラインセミナーを実施、サポートしています。
オンライン会議やセミナーに入る前にご確認、ご覧いただきたいことをまとめました。

Zoomをつかったオンライン会議、セミナーに参加するには?

Zoomを始めるために必要なもの
【ハードウェア】
・デスクトップパソコン:USBカメラやマイク、イヤホンを追加すれば利用できる。
・ノートパソコン:カメラ、マイク、スピーカーも標準装備しているものが多く、そのまま利用できる。
・スマートフォン/タブレット:iPhone/iPadやAndroid版のアプリも準備されているので利用できる。
・USBマイク/カメラ/ヘッドセット:パソコンに装備されていない場合やより環境を整えたい場合に追加。
【ソフトウェア/アカウント/通信料金】
・ミーティング用Zoomクライアント:Windows版、macOS版はZoomのホームページから、iPhone/iPad晩はApp storeから、Android版はGoogle Playから入手してください。
 ※おすすめはカメラ搭載パソコンです。
Zoomアカウント(無料/有料)
・参加するのみなら必要はありません。会議やセミナーを主催する「ホスト」になる場合はアカウント登録が必要です。
・無料のアカウントと有料アカウント(プロ/ビジネス/企業など)があり、利用したい条件に合わせて登録します。
・無料のアカウントでもほとんどのミーティング機能は利用できるので、まずは試しに利用してみましょう。
通信料はユーザー負担
・通信料は使った分だけユーザー負担になります(先日は2時間1GB超えました)。ブロードバンド回線かWi-fiの利用がおすすめ。電話回線での利用は注意してください。
会議やセミナーに申し込んだら
・オンライン会議やセミナーの申込みをしたら、主催者からZoomのリンクが送られてきます。
・申込後すぐに送ってくる場合もありますし、直前(前日から3日前)に送られる場合や申込確認メールに転送先サイトが案内されている場合もあります。
・基本的には、そのリンクをクリックし、必要なアプリをダウンロードし、マイクやカメラなど機器のオーディオ使用許可を出すボタンを押すと、 通話を始めることができます。

本番前に接続テストをしておこう

ミーティングテストを行う ・WEBブラウザーでテスト用のページを開き、参加をクリックすると自分だけが参加するテスト専用のミーティングができます。

・「参加」をクリックするとアプリの軌道を促す通知が出るので「Zoomを開く」or「Zoom Meetingsを開く」を選んでください。

・初期状態ですと、名前の入力と映像を確認する「ビデオプレビュー」に続いて、自分が映ったミーティング画面が表示されます。
・画面左下に着信音→マイク音声の順に確認メッセージが表示されますので、問題なく聞こえたら、それぞれの画面で「はい」を選んでください(マイク音声の確認時は実際に話してみます)。

・「オーディオに参加」という表示が出たら「コンピューターでオーディオに参加」のボタンをクリックします。
・テスト終了後、このテスト専用のミーティングはテスト終了後しばらくすると自動で切断されますが、自分から終了したい場合は右下の「退出」を選んでください。
 ※映像が映らなかったり、音声に不具合があったらミーティング画面の左下で別のデバイスに変更したり、他のアプリでデバイスが動作するかを確認して原因を突き止めてください。

Zoom ミーティングに参加する方法

・ミーティングには2つの方法で参加できます。ひとつは、メッセージ中のURLをクリックしてWEBブラウザーで開くこと。するとアプリを開くよう促されるので指示通りに操作すると、Zoomのアプリに切り替わって、招待されたミーティングに接続します。

・もうひとつは、Zoomのアプリの画面で「参加」をクリックする方法です。入力画面で「ミーティングID」や「パスワード」を入力するとミーティングに接続されます。 ・上記の方法で捜査を行うと、ホストがミーティングを終了していなければ、ミーティング画面が開いて通信が始まります。通常は「待機室」が有効になっているため、ホストの許可を待つ必要があります。
※ミーティングのURLやミーティングIDとパスワードが知られると、誰でもミーティングへの参加を試みることができるため、情報の扱いには注意が必要です。SNSなど不特定多数に読まれる可能性の高いツールで伝えるのは避けましょう。また、しらない相手から招待メールが来た場合、出元を確認できないのであれば、無視したほうが安全です。

↑アプリのメイン画面で「参加」をクリックすると、ミーティングIDとパスワードを入力してミーティングに参加できます。表示される自分の名前の設定も可能です。

↑標準的な表示は「スピーカービュー」といいます。相手の映像が大きく表示され、自分の映像が上に出ます。

↑互いを横に並べた「ギャラリービュー」。1対1ではあまり出番はないかもしれません。

↑画面左下の「ミュート」や「ビデオの停止」を選ぶと、一時的に自分側の音声、映像をミュートできます(消音・ビデオ表示OFF)

オンラインで話し合うとき、これを整えてみましょう

○空間を整える

・インターネットがなるべく良好につながる空間を確保しましょう。
・自分が声を出せる個室がベターです。
・どうしても同じ空間に人がいる時は、音声のかぶりやハウリングを避けるため、なるべく距離をとりましょう。
・同じ回線から同時に何人もつないでしまうと、動作が極端に遅くなることがあります。
・なるべく分散してインターネットにつながる空間を選びましょう。
・同じ空間に、家族や同僚がいる場合はあらかじめ伝えておきましょう。
・部屋が暗すぎたり、逆光が強すぎたりすると、お互いの表情が見えづくらくなりますので、なるべく明るい部屋にしておきましょう。
・部屋の背景をかくす『バーチャル背景』の機能を使いたい方は、調べてみて、試してください。
・自分が発言する時以外、マイクをオフにしておいて(ミュート)、
 周囲の声を会議参加者全員に聞かせないですむようになります。
・どうしても自分のお顔が見せられない場合は、あらかじめ主催者に
 「顔なし参加、耳だけ参加でもいいですか?」と伝えてみましょう。

 ※うまくつながらない時は?
 →パソコンやiPhoneを再起動したり、いまいちなwifiを見捨てて、ドコモやソフトバンク等の別回線に
  切り替えたりすると上手くゆく場合もあります。
  ビデオを停止して音声のみにすると負荷が減って、少しましになることもあります。

 ※途中で落ちたり、画面が止まってしまったときは?
 →一度パソコンを再起動して、もう一度つなぎなおすと入れることが多いです。
  とくに最近は利用者が増えて、ブレイクアウトルームという機能をつかうときに、
  やや落ちやすいようです。

 ※意外と使えるツールとしては?
 →手元に、A4サイズの白紙やミニホワイトボードとマーカーを用意してみましょう。
  伝えたいキーワードや図をその場で書いて相手みせると、効果的です。
  デジタルの時代こそ、アナログの力を。

○自分を整える
・まずは深呼吸をして落ち着きましょう。オンライン会議に慣れていないひとにとっては、
 接続するだけで、けっこう一苦労です。
・それなりに集中して話し合うことになるので、喉がかわいたりします。
 手元に飲み物などを寄せておいてもいいでしょう。

・自分がこのオンラインセッションで話し合いたいこと、相談したいことなど、伝えたいことは何か?を、
 メモで書き出しておきましょう。普段のミーティングでもそうですが、各自がこれをやっておくだけで
 生産性があがります。

おわりに

オンラインでの話し合いは、普段の会議とちがって、それぞれ離れたところにいることが前提です。
集中力も、もって90分が限界ともいわれています。なので、お互いに「さぁ、この時間を大事に過そうね」という心合わせが大事になります。

また、どんなの事前に準備しても、通信環境や、予期せぬ機材トラブルで、つながらないこともあります。
その場合は、とても残念ですがいったん気持ちを切り替えて、
「あ、こういう日じゃなかったんだな!」とあきらめて、自分ができることに専念してもいいでしょう。

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